La Ville d’AMIENS (80) réintègre et modernise la gestion de 65 restaurants scolaires en s’appuyant sur AXEL.
Jusqu’ici orchestrée par une société privée via une délégation de service public, la gestion des 65 restaurants scolaires de la Ville d’AMIENS a fait l’objet d’une réinternalisation. Ils sont aujourd’hui gérés directement par la Communauté urbaine d’AMIENS. Les élus ont fait ce choix pour des impératifs de qualité et d’optimisation financière. La collectivité a repris en charge la production des repas, la gestion des inscriptions, le pointage des enfants et la facturation. En s’appuyant notamment sur AXEL, la direction informatique a relevé le défi avec efficacité. Elle a également proposé des axes de modernisation. Laurent Etrillard, chef de service Etudes à la DTI d’AMIENS Métropole, en retrace les grandes lignes.
Même si la réinternalisation de la restauration scolaire a impliqué un champ plus vaste d’évolutions, nous focaliserons l’entretien sur les aspects relatifs à la gestion des inscriptions, au pointage et à la facturation. Comment les avez-vous appréhendés?
« Pour absorber ce nouvel ensemble de tâches, nous nous sommes appuyés sur les outils de gestion. Nous avons sélectionné 3 prestataires dont TEAMNET sur la partie restauration scolaire. Le module restauration scolaire complète ainsi le périmètre initial d’AXEL que nous utilisons déjà pour la gestion de certaines activités scolaires et périscolaires. Par ailleurs, nous avons intègré un nombre conséquent de nouveaux utilisateurs, puisque jusqu’ici les restaurants scolaires n’étaient pas équipés d’informatique. Les personnels assuraient le pointage au format papier, fonctionnement que nous avons souhaité moderniser dans le cadre de ce projet. »
Comment avez-vous donc organisé les nouvelles modalités de pointage ?
« Pour expliquer simplement notre mode de fonctionnement, la ville d’AMIENS a trois niveaux de comptabilisation des effectifs :
-un effectif prévisionnel de départ, issu des inscriptions de début d’année,
-un prévisionnel de dernière minute réajusté suite à l’appel du matin, dans les classes,
– et enfin, le pointage des repas réellement pris au restaurant scolaire vérifiés par l’appel de l’animateur.
Jusqu’ici, réalisé au format papier, le pointage était une tâche fastidieuse. A l’occasion du projet de réinternalisation de la restauration scolaire, nous avons équipé chaque restaurant d’un environnement de travail AXEL. Les gérants peuvent y éditer, en un clic, un état prévisionnel des repas, hebdomadaire ou à plus long terme, particulièrement utile pour l’approvisionnement de la cuisine centrale. Ils peuvent également consulter les régimes alimentaires spéciaux et transmettre les éléments de facturation avec une grande simplicité puisque le pointage est restreint aux situations modifiées par rapport au prévisionnel, soit 20 à 30% des cas. Même s’il y a eu quelques résistances au départ, le retour d’expérience est aujourd’hui très positif car les gérants de restaurant ont très vite constaté que leur travail de pointage était allégé. »
Comment s’effectue le lien avec la facturation?
« Équipé d’AXEL pour la prise en compte des inscriptions scolaire de début d’année, le service de la restauration scolaire édite automatiquement les factures en fonction du pointage transmis par les restaurants, des justifications d’absence et des spécificités de facturation attachées à chaque famille. Grâce à son niveau de paramétrage, AXEL intègre nos règles de fonctionnement interne et permet de prendre en compte les différents scenarii d’inscription que nous proposons aux familles inscription toute l’année, la semaine entière, contrats réguliers avec agenda d’inscription modifiable en cours d’année, particulièrement adapté pour les gardes alternées ou les parents travaillant en 3×8, inscription sans jour déterminé avec application d’un tarif majoré (+20%), accueil occasionnel sans inscription, avec application du tarif maximum. Nous avons adapté le modèle de facturation et intégré l’agenda de facturation (5 périodes entre chaque vacance) et les tarifications particulières. »
Et au niveau du paiement, comment êtes-vous organisés?
« Géré par direction, l’encaissement est effectué dans AXEL. Les sommes peuvent être acquittées, auprès des Mairies de proximité, par chèque, espèce, carte bleue ou chèques alimentaires. Nous proposerons également le prélèvement automatique mais après la mise en oeuvre de la norme SEPA Payables à 45 jours, les factures sont transmises à la trésorerie au-delà, via une interface entre AXEL et Coriolis, notre gestion financière, qui individuels génère automatiquement les titres et les adresse aux familles. »
Avez-vous d’autres projets d’évolution ?
« Nous envisageons de mettre en place un portail famille. Outre la volonté de proposer un service 24h/24h, notre objectif est prioritairement d’offrir aux familles une facturation unique ainsi que la possibilité de modifier l’agenda de restauration scolaire, selon des règles que nous avons établies. »
Pouvez-vous nous communiquer quelques chiffres qui illustrent l’envergure du projet de restauration scolaire?
« 65 restaurants scolaires servent environ 6000 repas par jour sur la ville d’AMIENS, générant l’édition de 5800 factures. Le projet de réinternalisation de la restauration scolaire s’est échelonné sur 18 mois incluant, l’installation, la formation de 120 nouveaux utilisateurs et le paramétrage. Au total, ce sont près de 180 utilisateurs qui travaillent sur la restauration scolaire dans AXEL, dont le retour d’expérience est très positif. »